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Lieu de travail : Talence (33400)
Date prévue d'embauche : 01-09-2025
Durée du contrat : 1 année(s)
Diplôme(s) préparé(s) :
Type de contrat : Contrat d'apprentissage
📋 Fiche métier : Assistant(e) Administration des Ventes (ADV) – Spécial COMM Santé - contrat d’alternance ou stage
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🏢 Contexte chez COMM Santé
Chez COMM Santé, agence spécialisée en communication santé, l’assistant ADV joue un rôle clé pour assurer :
✅ le suivi des contrats clients (laboratoires, institutions de santé, associations),
✅ la coordination des plannings, devis et facturations liés aux projets
✅ la fluidité des échanges entre les chefs de projet, les commerciaux, la comptabilité et les partenaires externes.
L’ADV est rattaché au pôle transversal finance et comptabilité –
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🎯 Missions principales – sous la responsabilité du comptable de l’agence
• Préparer et envoyer les devis en lien avec l’équipe commerciale.
• Saisir, suivre et archiver les bons de commande clients.
• Saisir, suivre et archiver les bons de commande clients.
• Suivre les délais de livraison des projets (campagnes, événements, contenus).
• Vérifier les éléments nécessaires à la facturation et émettre les factures.
• Relancer les clients pour les pièces manquantes ou les paiements.
• Assurer une coordination fluide entre les chefs de projet, la direction commerciale, la comptabilité
• Maintenir les bases de données clients et les tableaux de suivi à jour.
• Fonctions administratives : bonne marche du fonctionnement de l’agence, fichiers clients, fichiers fournisseurs : suivi du contrôle interne pour s’assurer que les informations sont à jour, classement et archivage, suivi du parc informatique, suivi du parc téléphonique, , gestion des documents docusign, suivi des abonnements parking, gestion des justificatifs des frais réglés par CB Pro des collaborateurs, gestion des factures de LA POSTE (envois des courriers), des factures UPS, des factures Havas (déplacements des collaborateurs et des intervenants)
Compétences clés
• Excellente organisation et rigueur.
• Sens du relationnel et capacité à dialoguer avec plusieurs interlocuteurs.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word) et, idéalement, des logiciels de gestion (ERP, CRM).
• Connaissance des bases de la facturation, des devis et des documents contractuels – ba
• Sensibilité au domaine santé (comprendre les clients, les enjeux, les délais réglementés).
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🎓 Formation et parcours
✅ Bac +2 minimum :
• BTS Assistant gestion de la PME.
• BTS Support à l’action managériale (SAM),
• BTS Commerce international,
• BTS Comptabilité-Gestion (selon profil).
✅ Une expérience en ADV dans un secteur proche (communication, événementiel, médical) est un plus.
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💼 Évolutions possibles
• Recrutement 2025/2026 : Responsable ADV, coordinateur administratif, assistant commercial senior, voire chef de projet administratif
💼 Avantages
• TT possible
• Excellentes conditions de travail
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